Für uns alle dauert der Tag 24 Stunden. Dennoch wurde mir früher auch hin und wieder die Zeit zu knapp. Freitag Abend habe ich mich oft gefragt, warum die Woche schon wieder so schnell vorbei ist und einmal mehr so viel Arbeit liegen geblieben ist, obwohl ich nur geackert habe.
Als ich mich selbstständig gemacht habe, war mir eines klar – mein Zeitmanagement muss besser werden. Es war also eines der ersten Dinge, die ich mir für mein Unternehmen antrainiert habe.
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Es ist wirklich super wichtig die Aufgaben so einzuteilen, dass du in einem angenehmen Tempo die Arbeit erledigen kannst, dabei entspannt bleibst und sogar noch produktiver bist. Am Ende der Woche sollst du dich schließlich immer noch gut und nicht ausgebrannt fühlen und wissen, dass du deine Arbeit erledigt hast.
Das macht auf jeden Fall bessere Laune, wenn du montagmorgens aufstehst und dich auf den Weg zur Arbeit machst, als wenn ein Stapel liegen gebliebener Arbeit auf dich wartet.
Oft ist es einfach zu viel Arbeit die wir uns selbst aufhalsen oder die uns in der Firma aufgehalst wird. In vielen fällen ist es aber auch einfach nur schlechtes Zeitmanagement. In diesem Fall, können die folgenden Tipps hilfreich für dich sein.
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10 ultimative Tipps für ideales Zeitmanagement:
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– Morgenritual und Frühstück:
Das mag jetzt für die Einen ein wenig absurd und unwichtig klingen und für die Anderen das Normalste sein. Aber ich will dir sagen was ich damit meine. Du kennst doch das bestimmt auch, wenn du es morgens wieder einmal total eilig hast und dich abhetzen musst, damit du doch noch pünktlich bist. Wie fängt der Tag damit gefühlsmäßig für dich an? Bestimmt nicht super oder entspannt. Und das kann Auswirkungen darauf haben, wie der restliche Tag für dich verlaufen wird. Wirst du entspannt und produktiv sein oder doch eher unkonzentriert und schlecht gelaunt? Selbst wenn du ein Morgenmuffel bist und nicht früher aufstehen willst, es wird für dich, deine Konzentration und Produktivität bestimmt besser sein, wenn du entspannt frühstückst.
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– To Do Listen erstellen:
Ich nehme mir Freitag vor Feierabend oder Sonntag Nachmittags immer ein paar Minuten Zeit, um die Aufgaben für die kommende Woche festzulegen. Es werden sich im Laufe der Woche noch andere Aufgaben finden, aber das wesentliche sollte notiert sein.
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– Prioritäten setzen:
Bei den To Do Listen ist eines ganz wichtig und zwar Prioritäten zu setzen. Die Dinge, die am wichtigsten sind oder die am wenigsten Spaß machen, die stelle ich an den Anfang und bereite gleich für Montag vor. So habe ich das Schlimmste bzw. das Wichtigste schon am ersten Wochentag hinter mich gebracht.
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– Ziele setzen:
Wichtig ist es auch, dass du dir Ziele für die Woche setzt. Stell dir doch einfach einmal die Fragen: Was will ich in dieser Woche erreichen? Wo will ich hin? Wieviele Menschen will ich mit meiner Arbeit erreichen? Ebenso wichtig, wie die kleinen Wochenziele ist auch ein großes Hauptziel. Um diese zu erreichen kannst du ergänzend auch mit einem Erfolgstagebuch oder Vision Board arbeiten. Wenn du ein Ziel vor Augen hast, fällt dir die Arbeit auf jeden Fall leichter, weil du einen Motivator hast.
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– Störfaktoren minimieren:
Wenn du etwa gerade dabei bist, Firmen-Mails zu beantworten und dich konzentrieren willst, aber ständig das Telefon läutet, dann stelle es doch einfach auf lautlos. Wenn du jetzt denkst “das kann ich doch nicht machen”, dann stelle dir doch folgende Frage: Was wird deinen Kunden lieber sein? Dass du ständig erreichbar bist, aber unkonzentrierte Telefonate führst und halbherzige Mails schreibst oder dass du sie warten lässt, aber dich dann auf den Kunden konzentriest, sowie freundlich und kompetent in deiner Beratung bist? Es gibt natürlich noch mehr Störfaktoren, vor allem im Home Office. Aber es gibt für alles eine Lösung!
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– Aufgaben zu Ende bringen:
Du kannst hier das Beispiel von oben (Störfaktoren minimieren) nehmen. Multitasking mag bewundernswert sein, kann aber ebenso zu Chaos führen. Chaos entsteht aber nicht nur, wenn du Aufgaben gleichzeitig erledigst, sondern auch dann, wenn du eine Aufgabe unterbrichst und dazwischen andere Aufgaben beginnst. Chaos schafft nur noch mehr Chaos, also lieber die Aufgaben zu Ende bringen und nacheinander von der Liste streichen.
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– Ordnung:
Ein passender Übergang, denn das eben erwähnte Chaos breitet sich nicht nur im Kopf aus und führt dazu, dass du dich überfordert und unkonzentriert fühlst, sondern auch auf den Schreibtisch. Wenn auf dem Arbeitsplatz etliche Unterlagen herumliegen, weil du dich im Multitasking versucht hast, dann kostet das Zeit. Das ewige herumkramen und suchen müssen, macht nur noch mehr Arbeit.
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– Unnötige Arbeitsabläufe vermeiden:
Ein unnötiger Arbeitsablauf kann zB. das suchen von Unterlagen im Schreibtisch-Chaos sein. Du solltest die Arbeiten auf deiner To Do Liste so anordnen, dass sie zusammenpassen. Postwege etwa lassen sich gut vor der Mittagspause erledigen. Wichtige Telefonate solltest du nicht zwischen 11:30 und 13:30 einplanen, es sei denn sie sind ausgemacht.
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– Pausen machen:
Nichts macht produktiver und hilft der Konzentration, als regelmäßige Pausen. Dabei solltest du aber nicht einfach nur aufhören zu arbeiten und auf deinem Schreibtischsessel sitzen bleiben, sondern Fenster auf, lüften, ein paar Mal die Hände nach oben nehmen und strecken. Ein paar Übungen für Zwischendurch einplanen oder eine entspannte Kaffeepause machen.
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– Meine 80/20 Regelung:
Ich neige dazu, endlos lange To Do Listen zu schreiben und nehme mir vor, mindestens 80% davon zu schaffen. So fühle ich mich mehr gefordert und angespornt noch mehr Gas zu geben ohne mich dabei zu stressen. Die 80% schaffe ich immer! Schaffe ich aber die gesamte Liste, dann bin ich überglücklich und fühle mich nur noch motivierter für die kommende Woche!
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Ich hoffe, dass dir diese Tipps weiterhelfen. Solltest du noch einen Tipp wissen oder einen meiner Tipps umgesetzt haben, dann würde ich mich über dein Kommentar freuen.